Dans le cadre de la gestion de votre communauté, vous pouvez avoir besoin d'exporter les données de vos salariés ayant rejoint l'application United Heroes ; par exemple pour un reporting interne ou un suivi d'activité. Cet article explique comment réaliser cet export depuis votre espace admin, ainsi que les points de vigilance à respecter pour que cette opération reste conforme au RGPD.

Cet export pouvant contenir des données personnelles, il doit être manipulé avec la même rigueur que toute autre donnée RH ou salarié de votre organisation.

📌 L'export se fait depuis l'onglet Communauté de votre Tableau de bord.

🔐 L'onglet Export - Activité des utilisateurs contient des données personnelles (activité, profil des utilisateurs) : son usage doit rester limité aux personnes qui en ont réellement besoin.

⚠️ Les bonnes pratiques présentées plus bas sont des recommandations générales, pas un avis juridique : pour toute question de conformité précise, rapprochez-vous de votre référent RGPD / DPO.

📤 Comment exporter les données de vos salariés

1. Rendez-vous dans le Tableau de bord, puis cliquez sur l'onglet Communauté.
2. Ouvrez l'écran Exports.
3. Sélectionnez l'onglet Export - Activité des utilisateurs (c'est celui qui contient les données personnelles : activité et profil des utilisateurs).
4. Si besoin, filtrez l'export par équipe (niveau 1, 2 ou 3) pour limiter les données extraites au périmètre strictement nécessaire.
5. Cliquez sur les trois points, puis sur Download results.
6. Choisissez le format de fichier souhaité (.csv, .xlsx ou .json), puis cliquez sur Download. La case Keep the data formatted est cochée par défaut.

🔐 Zoom RGPD : bonnes pratiques à respecter

Exporter des données salariés constitue un traitement de données personnelles. Voici quelques réflexes généraux à appliquer avant de réaliser un export :

• Ne sélectionnez que le périmètre (équipe, période) réellement utile à votre besoin, plutôt que d'exporter l'intégralité de votre communauté par défaut.
• Une fois téléchargé, le fichier n'est plus protégé par les accès de l'espace admin : limitez son partage aux personnes qui en ont réellement l'usage (ex : RH, direction).
• Supprimez ou archivez le fichier exporté une fois l'usage terminé, plutôt que de le conserver indéfiniment sur un poste ou un espace partagé.
• Si ce fichier doit être partagé en dehors de votre organisation (prestataire, partenaire), vérifiez au préalable qu'un cadre contractuel adapté existe.

✅ Vous savez maintenant où trouver l'export des données de vos salariés et quels réflexes adopter pour le manipuler dans le respect du RGPD.

📄 Pour en savoir plus sur les exports de communauté en général, consultez l'article Comment faire un export de communauté ?

🔒 Pour en savoir plus sur la protection des données personnelles sur United Heroes, consultez l'article Les données personnelles sont-elles bien protégées ?